Учет в пекарне

Для открытия пекарни важно не столько закупить необходимое оборудование, сколько продумать внедрение программы учета.  Сервис оптимизирует все производственные процессы в заведении, помогает владельцу в управлении бизнесом и способствует увеличению прибыли.

В статье кратко расскажем о видах и особенностях учета в пекарне. Как автоматизация пекарни упрощает ведение учета. Как выбрать учетный сервис. 

Какой учет ведется в пекарне

Организовать работу пекарни грамотно и по закону позволяют несколько видов учета. Два из них обязательные – бухгалтерский (за исключением ИП на спецрежимах) и налоговый. Нужны для того, чтобы отчитаться о результатах деятельности пекарни перед государством.

В бухгалтерском учете документируются хозяйственные процессы, подсчитывается прибыль. Разрабатываются технологические и калькуляционные карты – самые важные документы для учета в общепите.

В налоговом учете на основании бухгалтерских документов оформляется отчетность для ФНС и определяется размер налоговых отчислений.

На добровольной основе в интересах руководителя ведутся:

Управленческий учет, в котором собираются различные данные о работе фирмы. С их помощью  владелец оценивает финансовые показатели бизнеса и верно определяет дальнейшие планы его развития.

Складской учет контролирует движение продуктов, складские остатки, помогает следить за работой сотрудников. Его разберем подробнее.

Особенности ведения учета в пекарне 

Специфика учета в пекарне, как и в целом учета в общепите, заключается в следующем:

• Пекарня – это одновременно и производство, и точка продаж. На ее склад поступает не только сырье, используемое в дальнейшем для приготовления выпечки, но и товар, который реализуется в исходном виде. 
• В некоторых заведениях просто допекают поставленные замороженные изделия. Пекарни полного цикла сами заранее готовят тесто и полуфабрикаты для выпечки. В итоге на складе одновременно оказываются: сырье, полуфабрикаты и готовые изделия, которые продаются постепенно. 
• Производственных циклов может быть несколько. Например, чтобы испечь пирожок с мясом, нужно предварительно заготовить несколько полуфабрикатов – тесто, фарш, жареный лук.
• В процессе приготовления сырье проходит обработку (механическую, термическую) и изменяет вес и объем.

Но учет в пекарне имеет и свои особенности:

• Одновременно с выпечкой хлеба и мелкоштучных изделий, в пекарнях часто есть кондитерское производство.
• Процесс изготовления хлебобулочных изделий состоит из нескольких этапов: заготовка теста (подготовка муки, замес, формовка, расстойка), выпечка, охлаждение. Во время выпечки масса и объем исходной муки прирастают. Выход готовой продукции называется припеком и определяется по специальной формуле. При остывании хлеб немного теряет в массе – это уже убыль. Поэтому вес хлеба на продажу рассчитывается с учетом данных изменений. 
• В пекарнях всегда устанавливаются нормы расхода муки на выпечку партии хлеба определенного веса (или количества). Сравнение расхода муки по факту с нормой позволяет контролировать технологию приготовления изделия.
• В производстве выпечки образуется много возвратных отходов. Их обычно используют заново либо реализуют. Например, пригоревшее или деформированное готовое изделие, нераспроданный черствый хлеб приходуют по стоимости израсходованной муки и превращают в панировочные сухари. Остатки теста (с агрегатов) и муки (после смета, выбоя) приходуют по продажной цене и сбывают. 

Технологические карты или технико-технологические карты (ТК или ТТК) обязательны для любого заведения общепита. В них записаны сырьевой состав полуфабриката, хлеба, кондитерского изделия (включая нормы расхода сырья брутто и нетто) и технология приготовления.

На основе ТК и ТТК составляются калькуляционные карты (КК), где отражаются:

• себестоимость ингредиентов (цена закупки),
• наценка (с учетом затрат пекарни на производство выпечки и учетом планируемой прибыли),
• себестоимость, цена продажи и выход готового изделия. 

При изменении себестоимости даже одного ингредиента, надо пересчитать продажную стоимость изделия. В программе автоматизации сделать это гораздо проще и быстрее, чем вручную.

Польза от автоматизации учета в пекарне

Складской учет, инвентаризация, закупки

Технологические карты заводятся в программу учета. Как только выпечка продается, ингредиенты согласно рецепту удаляются с остатков. То есть программа контролирует остатки на складе в режиме реального времени. Планирование следующего дня работы упрощается, так как вы всегда в курсе, какое сырье и в каком объеме есть в запасах, какие позиции рекомендуются к закупке. Документы по движению продуктов (приход, возврат, списание, перемещения и другие) постоянно у вас под рукой.

Поиск сырья возможен по дате поставки, поставщику, сроку годности, виду сырья и другим критериям. Это ускоряет проведение инвентаризации, которая выявляет испорченное сырье, продукты с истекшим сроком годности, а также кражи и ошибки со стороны персонала и другие причины денежных убытков. Акт списания формируется автоматически после проверки. 

Благодаря оперативному контролю вы всегда будете радовать посетителей широким и качественным ассортиментом хлебобулочной продукции.

Расчет цены продажи готовой выпечки

Для принятых на склад позиций автоматически рассчитывается средневзвешенная себестоимость. Из приходных накладных она моментально подтягивается в ТК и КК, которые заводятся в учетный сервис. Программа рассчитает себестоимость готовой продукции, если вы укажете желаемую наценку.  Или наоборот, рассчитает наценку, если вы зафиксируете цену продажи. При изменении закупочных цен стоимость готового изделия автоматически пересчитается.  Вы всегда работаете в плюс. 

Расчет расхода и учет продуктов для выпечки

Производственный процесс в пекарне не очень долгий и повторяющийся. Поэтому объем производства заранее примерно известен, что упрощает учет. Программа рассчитывает количество ингредиентов, необходимых на день, по указанному объему. В состав готовой выпечки входят полуфабрикаты. В свою очередь готовые полуфабрикаты могут входить в состав других полуфабрикатов. Потому списания продуктов будут происходить по цепочке. 

Возьмем те же пирожки с мясом и луком. 

Жареный лук – полуфабрикат, готовится по своей техкарте. Ингредиенты для его приготовления списываются с остатков согласно техкарте, а сам полуфабрикат приходуется на склад. С полуфабрикатом тесто происходит то же самое.

В техкарте фарша полуфабрикаты жареный лук и тесто значатся как ингредиенты. После запуска производства фарша со склада по техкарте списываются сырье и полуфабрикаты. Готовый полуфабрикат фарш зачисляется на остатки и потом списывается в качестве ингредиента для пирожка. Полуфабрикаты могут списываться целиком либо частично. Зависит от того, сколько пирожков надо испечь, и сколько требуется теста на один пирожок.

Готовые изделия автоматически приходуются на склад и списываются с остатков целиком в момент продажи.

Контроль продаж

Программа учета собирает данные по всем продажам. Можно сделать разрез по изделиям и увидеть, какие позиции продаются лучше, и оформить дополнительную закупку. Какие расходятся медленнее или вообще перестали пользоваться спросом, и их лучше вывести из ассортимента. 

Аналитика 

Статистика собирается беспрерывно по любым показателям (оборот, остатки, финансы, закупки, топ продаваемых позиций и другие). Вы принимаете верные стратегические решения по развитию пекарни.

Какой программный продукт выбрать для учета в небольших пекарнях

• Многофункциональные сервисы больше подойдут тем, кто владеет сетью пекарен. Для владельцев пекарен небольшого формата придуманы легкие решения, которые можно настроить под свой бизнес. Такие программы и дешевле, и гораздо проще в освоении. Выбирайте их, чтобы не усложнять себе жизнь и не тратить деньги на лишние опции. 
• Прежде чем купить программу, узнайте, есть ли у нее тестовый режим работы. Так вы сможете опробовать программу в деле, оценить удобство интерфейса и убедиться, что сделали действительно правильный выбор. 
• Удобно, когда сервис учета входит в комплексную автоматизацию пекарни. Тогда дополнительных вложений на настройку интеграции с другим функционалом не потребуется. У вас сразу как минимум будут: касса, CRM-система, аналитика, учет.

Облачный сервис Restik разработан для автоматизации мини-пекарни и небольших заведений общепита: кофейни, кафе, бара, кальянной, фастфуда, стрит-фуда, ресторана быстрого питания, пиццерии. Пользователи ценят удобный и понятный интерфейс сервиса. Установка и настройка Restik занимает всего 15 минут.

Приобретая Restik по доступной цене, вы получаете возможность автоматизировать сразу все основные бизнес-процессы пекарни:

• Автоматизация учета продуктов и контроля остатков
• Работа с технологическими картами и калькуляция изделий
• Кассовое приложение для планшета и ноутбука
• Аналитические отчеты
• CRM-систему с программами лояльности
• Готовые шаблоны для создания сайта доставки и qr-меню
• Мобильное приложение на смартфоны официантов
• Безналичные чаевые и другой полезный функционал

Зарегистрируйтесь и протестируйте облачный сервис Restik. Первые 14 дней – бесплатный тестовый режим.