Многие предприятия общественного питания кроме торговли готовыми блюдами самостоятельно изготавливают полуфабрикаты и ингредиенты для их производства. Поэтому для грамотного ведения учета владельцу нужно хорошо ориентироваться в технологическом процессе заведения общепита.

В статье расскажем о видах и особенностях учета в кафе и ресторане. Как упростить ведение учета с помощью системы автоматизации и какие преимущества это дает. Какие программы подойдут небольшим заведениям.

Виды учета в общепите

Соблюдать законы и работать эффективно общепиту помогают четыре вида учета. Каждый выполняет свои задачи:

Складской учет. Контролирует движение продуктов (приход/расход/перемещение), обеспечивает учет складских остатков продуктов, выявляет недостачи и излишки, помогает контролировать персонал. 

Управленческий учет. Собирает и анализирует различные показатели работы заведения. Например, посещаемость, количество чеков, средний чек, количество проданных блюд, выручку, процент скидок в выручке, прибыль и другие. Данные нужны расчета и контроля экономической эффективности и принятия верных стратегических решений по развитию бизнеса. 

Бухгалтерский учет. Ведение бухгалтерии позволяет документально подтверждать все бизнес-процессы заведения, контролировать финансы. Также в бухгалтерии разрабатываются основные документы учета в общепите – калькуляционные и технологические карты.

Налоговый учет. В соответствии с выбранным режимом налогообложения здесь составляется налоговая отчетность, например, книга учета доходов и расходов на упрощенке. Рассчитывается налоговая база для уплаты корректных отчислений в ФНС. 

Мы подробнее остановимся на учете продуктов в общепите.

Особенности учета в общепите

Технологический процесс предприятия общепита почти всегда выглядит так:

• прием сырья (проверка качества и количества), 
• хранение продуктов (размещение по сортам, соблюдение условий хранения), 
• отпуск с места хранения, 
• приготовление полуфабрикатов и блюд (из сырья и полуфабрикатов) и их хранение,
• реализация товаров и приготовленных блюд,
• организация услуг для продаж и обслуживания клиентов. 

Поэтому кафе или ресторану недостаточно просто учесть закупочную стоимость продуктов, а потом реализовать их по продажной цене. Учет усложняют следующие моменты:

• Продукты, поступившие на склад, реализуются как в исходном виде, так и в переработанном (в составе блюда).
• Как правило, в процессе приготовления блюд сырье проходит различную обработку (механическую, термическую) и изменяет вес.
• На производстве часто заранее изготавливаются полуфабрикаты (например, тесто для пиццы) и готовые блюда, которые продаются не сразу (например, выпечка). Они хранятся на складе вместе с сырьем.

Особенность учета на производстве (цех, кухня) в общепите заключается в том, что продукты приходуются по массе сырья до обработки (брутто), полуфабрикаты – по массе обработанного сырья (нетто), а списание проданных готовых блюд происходит по учетным ценам сырья. 

Для контроля производственных операций на каждом предприятии общепита заполняются технологические или технико-технологические карты (ТК или ТТК) и калькуляционные карты (КК). 

ТК и ТТК содержат рецепт и особенности приготовления блюда. Калькуляционные составляются на их основе и фиксируют:

• себестоимость продукции (закупочную цену ингредиентов),
• наценку, которая покрывает затраты предприятия на изготовление блюда (закупка сырья, износ основных средств, оплата труда сотрудников и т. д.) и учитывает желаемую прибыль;
• себестоимость блюда (цену продажи),
• выход одного блюда в готовом виде.

Когда меняется цена хотя бы одного ингредиента в калькуляционной карте следует выполнить перерасчет блюда. При ручном заполнении этот процесс будет занимать достаточно много времени. Поэтому учет продуктов в общепите выполняют с помощью специальных программ. 

Автоматизация освобождает от рутины, помогает оперативно контролировать работу заведения и искать точки роста для получения прибыли. 

Как системы автоматизации упрощают учет в общепите

Заказы поставщикам

Программа ведет ежедневный учет всех проданных блюд. Поэтому вам будет проще понять:

• какие и сколько блюд будут проданы, например, в ближайшие три дня,
• какие продукты и сколько для этого потребуются,
• какие есть на складе, а каких не хватает. 

Зная остатки продуктов, вы всегда будете делать закупки в нужном объеме. Финансовые потери по причине порчи продуктов сведутся к минимуму.

Многие программы позволяют выделить несколько складов для принятия поставок (например, кухня, бар, цех). Это удобно для ведения раздельного учета позиций. Ведь кроме сырья на хранение поступают приготовленные полуфабрикаты и блюда.

Оперативный контроль за приходом продуктов позволит избежать недостач и несоответствий. 

Складской учет и инвентаризация

В автоматизированном общепите технологические карты ведутся не только в бумажном виде, но и заводятся в систему учета. Поэтому при реализации блюда все ингредиенты в соответствии с рецептом списываются со складских запасов. Вы всегда знаете актуальные данные по остаткам сырья. В любой момент вам доступны все документы по движению продуктов (приход, возврат, списание, акты по инвентаризации, перемещения и т. д.).

В программе вы сможете находить товары по дате поступления, поставщику, сроку годности, виду продукции, цеху. Это удобно для последующих продаж позиций, их добавления в состав блюд/полуфабрикатов или производства. Также вам будет гораздо проще проводить инвентаризацию и делать списания товаров. Инвентаризация помогает вовремя выявить порчу продуктов, просрочку, обнаружить кражу, ошибки со стороны персонала на производстве или иные причины финансовых потерь. По результатам инвентаризации автоматически формируется акт списания.

Расчет цены продажи блюд

Программа выполняет расчет себестоимости готовой продукции. После первой поставки для всех позиций сырья автоматически рассчитывается средневзвешенная себестоимость. Технологические и калькуляционные карты заводятся в учетную систему, поэтому из приходных накладных себестоимость каждого продукта сразу подтягивается в карты. Программа сама рассчитает наценку после того, как вы укажете продажную цену блюда. Возможен и другой вариант – вы вносите нужный размер наценки на позицию с учетом прямых расходов и косвенных затрат, и тогда программа рассчитает стоимость готового блюда. 

Если закупочные цены изменятся, моментально произойдет пересчет стоимости блюд. Вы всегда видите рентабельность позиций, контролируете наценку, и работаете в плюс, а не в убыток. 

Учет затрат продуктов для приготовления блюд

Если блюдо изготавливается в момент заказа, то при продаже его состав списывается со склада согласно технологической карте. 

Организация учета для позиций, изготовленных заранее, немного другая. Ингредиенты, входящие в состав таких блюд и полуфабрикатов, списываются со складских остатков в соответствии с техкартой. А готовые блюда и полуфабрикаты зачисляются на остатки. Их себестоимость рассчитывается автоматически на основе себестоимости ингредиентов. 

Готовое блюдо списывается с остатков целиком в момент продажи. Полуфабрикаты же готовят заранее и используют в составе блюд. Они могут списываться со склада либо целиком, либо по частям. 

Например, во вторник на производстве заранее изготовили 2 кг теста. Ингредиенты, входящие в его состав, списались со склада, а сам полуфабрикат в полном объеме зачислен на остатки. В среду из части теста пекарь испек 30 пирожков и оформил на них акт производства. По техкарте заведения на 1 пирожок требуется 20 г теста, соответственно с остатков списалось 600 грамм теста. Поставленные на учет изделия будут списываться поштучно по мере продажи. 

Учет при продажах на развес

Некоторые товары можно продавать на развес. Например, в заведение поступили орехи в упаковках по 300 г. Вы создаете позицию со стоимостью за 1 грамм «Орехи на развес 1 г», указываете количество единиц в упаковке (300 шт.) и закупочную цену упаковки (например, 200 руб.). Себестоимость продукции за грамм рассчитается автоматически (0,67 руб.). При продаже указывается нужный вес, и после закрытия чека он автоматом спишется с остатков данного товара. Так же можно продавать и некоторые блюда, например, шашлыки.

Аналитика 

Любая статистика собирается в режиме онлайн. Например, информация по чекам (дата и время открытия, стол, фамилия официанта, количество гостей, состав заказа, сумма к оплате), продажи по категориям блюд и т. д. Вы в динамике видите работу заведения и оперативно контролируете оборот, остатки, закупки, финансы, маржинальность блюд и другие показатели. Если вдруг выручка не будет соответствовать объему продаж, вы всегда сможете вовремя отреагировать на проблему.

Как выбрать программу для учета в небольших заведениях общепита

1. Выбирайте легкие решения конкретно под свой небольшой бизнес. Программы, разработанные для сетевых ресторанов, стоят дороже, их трудно освоить. Нет смысла  усложнять себе жизнь и переплачивать за лишний функционал.
2. Убедитесь, что в программе удобно работать. Поэтому проверьте, есть ли у нее тестовый режим. Так вы до момента оплаты сможете опробовать программу в деле, понять, удобный ли у нее интерфейс.
3. Лучше выбрать учетный сервис, который входит в комплексную систему автоматизации общепита. В этом случае у вас, как минимум, будет касса, аналитика, учет, CRM. Дополнительных затрат на настройку интеграций не потребуется. 

Среди рестораторов популярен облачный сервис Restik. Он создан специально для автоматизации небольших заведений общепита: кафе, кофеен, баров, стрит-фудов, кальянных, ресторанов быстрого питания, фудтраков, пиццерий. Пользователей Restik привлекает удобный и понятный интерфейс сервиса, быстрая и несложная установка программы. 

В одной подписке Restik предлагает сразу несколько сервисов, с помощью которых вы сможете автоматизировать многие процессы заведения:

• Автоматизация учета продуктов и контроля остатков
• Работа с технологическими картами и калькуляция блюд
• Кассовое приложение для планшета и ноутбука
• Аналитические отчеты
• CRM-систему с программами лояльности
• Готовые шаблоны для сайта доставки и qr-меню
• Мобильное приложение для официантов
• Электронные чаевые и другие полезные функции

Зарегистрируйтесь и оцените возможности облачного сервиса для общепита Restik. Первые 14 дней бесплатно.