Учет в общепите: автоматизация и управление

Автоматизация общепита позволяет сэкономить время при выполнении рутинных операций, уменьшить ошибки и влияние человеческого фактора. Рассказываем, как вести учет в кафе, ресторане и других точках общепита, чтобы это приносило пользу бизнесу.

Что можно автоматизировать

В предприятиях общественного питания есть много бизнес-процессов, которые можно автоматизировать с помощью специальных сервисов. В таблице собрали некоторые из них. 

Учет продуктов в общепите и инвентаризация остатков

До автоматизации

Вариант 1. Записи о поступлениях товаров и списании сырья на изготовление готовых блюд ведутся в тетради (журналах учета). Остатки при таком способе учета подбиваются крайне редко. Требуется вручную свети данные по приходу на склад и продажам готовых изделий в разрезе использованных ингредиентов. Вероятность ошибок, как вы уже догадались, крайне высокая.

Вариант 2. Периодический ввод складских документов по движению продуктов в программу для бухучета. Способ скорее про то, как отчитаться перед налоговой. Он не поможет вам в развитии бизнеса. Актуальных данных о складских остатках у вас не будет, инвентаризация потребует особой подготовки и не сможет быть проведена в любое время. Показатели рентабельности вы узнаете в конце квартала.

После автоматизации

Приход продуктов отражается в системе автоматизации. Если один и тот же продукт  вы купили по разным ценам (например, 10 яиц по 120 рублей, еще 10 яиц по 135 рублей) программа рассчитает его средневзвешенную цену. При продаже блюда ингредиенты в режиме онлайн списываются с остатков, то есть расходные операции происходят по мере использования продуктов.

Поэтому данные о запасах в сервисе автоматизации всегда актуальные. Вы можете проводить инвентаризацию, когда необходимо, без специальной подготовки.

Расчет себестоимости блюд

До автоматизации

При расчете себестоимости используют бумажные технологические карты, на основании которых вручную же составляют калькуляционные карты.  

После автоматизации

Рецептура блюд с технологических карт заводится в программу, калькуляция блюда рассчитывается автоматически с учетом актуальных цен на ингредиенты.

Заказ продуктов и закупка ингредиентов

До автоматизации

Закупка продуктов проходит «на глаз» — работники примерно смотрят, чего не хватает и делают заявку поставщику. По итогу какие-то продукты могут остаться неиспользованными, а чего-то может не хватить. Списание просроченных запасов - частая история.

После автоматизации

Используя отчеты, вы можете прогнозировать продажи конкретных блюд в своем заведении и понимать необходимый объем складских запасов каждого ингредиента.

Заявки поставщикам вы составляете с учетом остатков сырья в программе. Потери компании из-за порчи продуктов или остановки продаж популярного блюда сведены к минимуму.

Прием заказов и расчеты с клиентами

До автоматизации

Официанты записывают заказы на листке, идут на кухню и передают заявки поварам. Для расчета клиентов пробивают чек с листка, на котором записан заказ. При большом количестве гостей или неопытности официантов могут быть ошибки.

После автоматизации

Официант заводит заказ в приложении, и заявка автоматически поступает на кухню. Официант через приложение может назначать курсы подачи блюд, отслеживать статусы по готовности. Чек для расчета гостей формируется на основании забитого в программу заказа. При таком подходе ошибки минимальны.

Анализ работы заведения

До автоматизации

Для анализа берут данные бухгалтерского и/или налогового учета после того, как отчетный период уже закончен. Информация для анализа очень ограничена, обычно это суммы выручки, себестоимости и прибыли за период, из которых можно рассчитать общую рентабельность и некоторые другие показатели.

После автоматизации

Сервисы собирают статистику о работе заведения в режиме реального времени. Например, в Restik вы можете посмотреть не только общие показатели, но и цифры  в разрезе официантов, столов и отдельных блюд. 

Вы контролируете выручку, прибыль, средний чек; видите количество чеков, сколько наличных в кассе, топ популярных блюд по маржинальности и спросу; оцениваете эффективность запущенных акций, работу каждого официанта и оборачиваемость столиков.

Опытные рестораны отсматривают эти показатели каждый день и своевременно принимают меры при обнаружении аномальных отклонений. Такой подход дает планомерное развитие бизнеса уже в первый год работы заведения.

Повышение лояльности гостей

До автоматизации

Официанты помнят постоянных клиентов в лицо. Карточки заведения у клиентов должны быть с собой, иначе скидка не проходит или не начисляется бонус.

После автоматизации 

Регистрация в программе лояльности по номеру телефона. Возможность выбрать разные варианты программ лояльности — бонусы, скидки, спецпредложения; анализировать базу клиентов по когортам и делать уведомления со спецпредложениями, чтобы стимулировать более частые покупки.

Составление и изменение меню 

До автоматизации

Вручную изменили ассортимент, пересчитали цены, переделали бумажное меню. Если официанты не привыкли к новым ценам, возможны ошибки при расчетах с клиентами.

После автоматизации

Благодаря отчетам вы знаете какие блюда не пользуются спросом, какие имеют минимальную доходность. На основании данных вносите изменения в ассортимент и технологические карты. 

Если применять электронный формат меню, то можно не ждать, когда дизайнер отобразит  все изменения в макете, а типография отпечатает тираж. Актуальную версию вы сразу публикуете в электронном меню через личный кабинет сервиса. Ваши посетители сканируют QR-код, который установлен на столиках или в кассовой зоне, и видят новое меню кафе. 

Организация доставки

До автоматизации

Заказ оставляют по телефону или в соцсетях. Сотрудник ресторан принимает его, записав на бумагу. Затем несет на кухню. Контроль исполнения заявок на доставку проходит в ручном режиме.

После автоматизации

Некоторые сервисы, например Restik, позволяют создать сайт для приема и оплаты заказов по готовому шаблону, то есть без привлечения программистов. Ассортимент на сайте обновляется автоматически при изменении меню в программе. Эта возможность доступна в личном кабинете Restik и доплачивать за нее не нужно.

Оцените полную автоматизацию Restik уже сегодня. Зарегистрируйтесь в сервисе и протестируйте. Первые 14 дней бесплатно.

Зарегистрироваться

Способы автоматизации заведений общественного питания

Автоматизировать бизнес-процессы в кафе, ресторанах и других заведениях можно двумя способами:

1. Разные программы для разных процессов, например, вести складской учет, заниматься составлением первичных учетных документов и актов бухгалтерского учета в одном сервисе, калькулировать стоимость в другом, работать с клиентами в третьем и т.д. 

Плюс такого подхода — в специализированных сервисах, предназначенных для решения определенных задач много возможностей. 

Минусы:

• необходимость платить за все сервисы;
• настройка передачи данных между программами, для этого понадобятся или специалисты, или отдельное ПО.

  2. Один сервис, в котором можно автоматизировать все процессы.

Плюсы:

• дешевле, чем разные сервисы;
• не надо настраивать интеграции между разными программами.

Минус — может не быть каких-то «узкоспециализированных» функций, например, учет времени работы сотрудников, выгрузка электронного меню в pdf формат. 

Второй вариант с одной программой для автоматизации более удобен, но при выборе обращайте внимание, чтобы сервис был ориентирован именно на ведение учета в ресторане, кафе и других заведениях. Многие разработчики пытаются сделать «универсальные» программы, подходящие для разных видов деятельности, но такие сервисы сложнее использовать в бизнесе, в котором есть свои особенности. Например, если ПО больше ориентировано на розницу, в нем не будет специальных функций для общепита, таких как, работа с технологическими картами, стоп-листов, модификаторов и т.п.

Почему предприниматели выбирают Restik

Сервис Restik разработан специально для общепита и идеально подходит для небольших заведений: кафе, кофейни, кальянные, рестораны, фастфуды, бары. 

Restik  помогает:

• Наладить складской учет не только на складе ТМЦ, но и везде, где работают с продуктами, полуфабрикатами и готовыми блюдами — для этого в программе выделяют места учета (склад, кухня, бар, буфет и т.п.), все перемещения между ними отражают и в складских документах, и в программе, списание происходит автоматически на основании введенных технологических карт. При этом не забывайте, что в заведении должны быть и бумажные технологические документы по установленной форме. 
• Настроить автоматический расчет себестоимости блюд — после оприходования продуктов пересчитывается средняя цена ингредиентов, а следом и себестоимость блюд. Размер наценки устанавливают заранее с учетом прямых и косвенных расходов. В учетной политике необходимо указать, что для калькулирования используются средневзвешенные цены. 
• Оперативно и без ошибок работать с заказами — официанты принимают заявки от гостей в приложении на смартфоне и переадресуют их на кухню, а также используют сформированный заказ для расчета с клиентами.  
• Принимать управленческие решения и контролировать работу заведения — Restik собирает статистику продаж по официантам, столам и категориям блюд. Такую информацию можно использовать не только для управления заведением, но и для автоматизации бухгалтерского учета, налогового учета и формирования отчетности на разных налоговых режимах, например, книги доходов и расходов на упрощенке. 
• Учитывать затраты продуктов на технологических операциях при приготовлении полуфабрикатов и готовых блюд — в Restik в любое время можно посмотреть, какие продукты были списаны и в каком количестве.
• Увеличить продажи за счет внедрения программ лояльности, электронного меню и сайта доставки.
• Сэкономить на кассовой программе — к устройству с Restik достаточно подключить фискальный регистратор, чтобы получить полноценную онлайн-кассу, которая выдает чеки с соблюдением всех требований 54-ФЗ.
• Упростить работу с маркированными товарам и алкоголем — вы сможете принимать и списывать такие товары без дополнительных затрат на сторонние сервисы и интеграцию.

Restik предлагает разнообразные инновационные решения для ресторанов, кафе, кофеен и других предприятий общественного питания. От полноценных систем автоматизации и учета до QR-меню и сайтов доставки. Чекайте подробности на нашем сайте! И посмотрите демо админки.

Система автоматизации ресторана

Система автоматизации кафе

Система автоматизации кофейни

Система автоматизации фастфуда

Система автоматизации общепита

Кассовая программа для общепита