Управляющий кафе или ресторана — ключевая фигура, обеспечивающая стабильную работу заведения, качество обслуживания и прибыль. Чёткое понимание обязанностей позволяет оптимизировать работу команды, избежать ошибок и повысить эффективность бизнеса.

Важно, чтобы эти задачи выполнялись системно: только регулярный контроль процессов помогает избежать сбоев — от задержек поставок до жалоб гостей и снижения выручки.

В этой статье мы подробно разберём ежедневные обязанности управляющего и представим готовый чек-лист, который можно использовать как практический инструмент для контроля работы заведения.

Утренние обязанности

Утро — самый ответственный этап рабочего дня. Именно от того, насколько правильно управляющий организует старт смены, зависит ритм работы всего заведения: слаженность команды, настроение гостей и финансовые показатели дня. Ежедневные утренние обязанности помогают выявить возможные проблемы заранее и обеспечить бесперебойную работу бизнеса.

✅ Начало рабочего дня включает следующие ключевые задачи:

1. Проверка состояния зала и кухни. Управляющий проверяет чистоту и порядок в зале, кухне и подсобных помещениях, готовность оборудования к работе и правильную расстановку мебели. Это помогает создать комфортную атмосферу для гостей с самого открытия.
2. Контроль смены персонала. Необходимо убедиться, что все сотрудники на месте и готовы к работе. В случае отсутствия кого-либо управляющий корректирует график и перераспределяет обязанности, чтобы избежать сбоев в рабочем процессе.
3. Инвентаризация запасов. Проверка продуктов, напитков и расходных материалов, контроль сроков годности. Это предотвращает нехватку ингредиентов в течение дня и помогает планировать закупки.
4. Подготовка кассы и POS-системы. Проверка работы кассы, системы учета и подключения оборудования. Это обеспечивает корректность расчетов и удобство для персонала.
5. Проверка бронирований и планирования дня. Анализ списка резервов и мероприятий, которые запланированы на текущий день. Это позволяет распределить нагрузку на персонал и подготовить зал заранее.
6. Коммуникация с шеф-поваром или бариста-лидом. Обсуждение меню дня, актуальных спецпредложений, наличия сезонных позиций или изменений. Это помогает синхронизировать работу кухни и зала, минимизировать ошибки и повысить качество обслуживания.

Обязанности в течение дня

Работа с персоналом

Персонал — основа любого ресторана или кофейни. Даже идеально составленное меню и красивый интерьер не спасут ситуацию, если сотрудники не мотивированы или работают неслаженно. Поэтому ежедневные обязанности управляющего ресторана и кофейни во многом связаны именно с управлением командой.

✅ Ключевые задачи в работе с персоналом включают:

1. Распределение задач между сотрудниками. Управляющий формирует план работы для официантов, бариста, поваров и вспомогательного персонала. Важно учитывать нагрузку, опыт и способности каждого, чтобы избежать перегрузки отдельных сотрудников и повысить эффективность команды. Чёткие инструкции помогают сократить количество ошибок и ускорить обслуживание гостей.
2. Контроль соблюдения стандартов сервиса. Ежедневный контроль качества обслуживания. Нужно следить за скоростью обслуживания, вежливостью персонала, точностью выполнения заказов и соблюдением корпоративных правил. При необходимости давать оперативную обратную связь сотрудникам и корректировать их работу.
3. Наставничество и обучение новых сотрудников. Важно, чтобы новички быстро адаптировались и понимали стандарты работы заведения. Проводить инструктажи, обучающие мини-тренинги, следить за практической подготовкой новых сотрудников и их постепенным включением в рабочий процесс.
4. Разрешение конфликтов и поддержание дисциплины. В коллективе неизбежно возникают спорные ситуации. Задача управляющего — вовремя их выявлять и решать без ущерба для атмосферы в команде и уровня сервиса. Кроме того, он отвечает за соблюдение дисциплины: контроль рабочего графика, внешнего вида и правил внутреннего распорядка.
5. Мотивация и развитие персонала. Эффективная команда — это мотивированные сотрудники. Важно поддерживать командный дух, поощрять лучших работников, внедрять бонусные системы и помогать сотрудникам развиваться профессионально.

Контроль работы зала и кухни

Качественная работа зала и кухни напрямую влияет на удовлетворенность гостей. От того, насколько качественно организован их рабочий процесс, зависит впечатление гостей и финансовые результаты бизнеса. Управляющий ежедневно контролирует работу этих зон, чтобы обеспечить стабильное качество обслуживания и минимизировать риски.

✅ Основные обязанности включают:

1. Мониторинг приготовления блюд и подачи напитков. Следить за тем, чтобы каждое блюдо и напиток соответствовали стандартам качества и рецептуре, а подача выглядела эстетично. Контроль касается не только вкуса, но и скорости приготовления, что особенно важно в часы пик.
2. Контроль качества обслуживания в зале. Помимо кухни, внимание уделяется работе официантов и бариста: скорость обслуживания, точность выполнения заказов, внимание к гостям. Управляющий фиксирует сильные и слабые стороны персонала, чтобы вовремя корректировать процесс.
3. Проверка работы кассовой системы и POS-оборудования. Корректная работа техники — залог бесперебойного обслуживания гостей. Проверять правильность пробития чеков, стабильность работы терминалов и синхронизацию с системой учёта заказов. При сбоях оперативно вызывать техническую поддержку.
4. Ведение отчетности по выручке и продажам. Управляющий фиксирует ежедневные показатели продаж, анализирует выручку и выявляет проблемные зоны: какие блюда продаются хуже, где возникают потери или списания. Это позволяет принимать управленческие решения и корректировать стратегию работы.
5. Выявление и устранение проблемных зон. Контроль работы зала и кухни включает не только проверку текущих процессов, но и работу на перспективу. Выявлять слабые места в организации, проводить корректирующие действия и контролировать, чтобы ошибки не повторялись.

Взаимодействие с клиентами и поставщиками

Управляющий ресторана или кофейни — связующее звено между гостями, персоналом и внешними партнёрами. Эффективная коммуникация с клиентами помогает удерживать лояльность, а грамотная работа с поставщиками обеспечивает бесперебойность бизнес-процессов.

✅ Основные задачи включают:

1. Работа с претензиями и отзывами гостей. Управляющий принимает жалобы и предложения клиентов, стараясь оперативно решить конфликты и сохранить лояльность гостей. Это может включать персональные извинения, компенсации или корректировку работы персонала. Работа с отзывами — важный инструмент для улучшения сервиса и имиджа заведения.
2. Контроль стандартов обслуживания. Помимо общей проверки качества работы персонала, управляющий регулярно оценивает, насколько обслуживание соответствует принятым стандартам. Это включает скорость реакции на запросы, приветливость и внимательность сотрудников, а также единый уровень сервиса для всех гостей.
3. Заказ продуктов и контроль поставок. Планирование закупок — ежедневная обязанность, требующая точности и системности. Она включает взаимодействие с поставщиками, согласование графика поставок, проверку качества товаров при приёмке и контроль своевременности доставок. От этого зависит, будут ли на кухне всегда свежие продукты и сможет ли заведение выполнять меню без сбоев.
4. Поддержание долгосрочных отношений с партнёрами. Важно не просто заказывать продукты, но и выстраивать доверительные отношения с надёжными поставщиками. Это позволяет получать лучшие условия, скидки, приоритетные поставки и минимизировать риски перебоев.

Завершение рабочего дня и отчетность

Подведение итогов позволяет оценить эффективность работы команды, выявить проблемные зоны и подготовиться к следующему дню. Системный подход к завершению смены помогает поддерживать стабильность бизнеса и минимизировать ошибки.

✅ Основные обязанности включают:

1. Проверка закрытия смены, кассы и оборудования. Управляющий убеждается, что все финансовые операции проведены корректно, касса закрыта, а оборудование выключено или приведено в безопасное состояние. Это предотвращает ошибки, недостачи и технические сбои.
2. Анализ выручки и составление отчетов. Ежедневная проверка продаж и выручки помогает выявить успешные позиции меню, проблемные зоны или отклонения от стандартов. Составленные отчеты направляются собственнику или директору и служат базой для принятия управленческих решений.
3. Планирование задач на следующий день. Управляющий определяет приоритеты, распределяет обязанности между сотрудниками и готовит команду к новым задачам. Заблаговременное планирование повышает эффективность работы и снижает риск возникновения проблем в течение смены.
4. Обратная связь и обсуждение дня с командой. Важно провести короткий разбор с сотрудниками: отметить достижения, обсудить ошибки и дать рекомендации. Такая практика укрепляет дисциплину, повышает мотивацию и улучшает взаимодействие внутри коллектива.

Вывод

Систематизация ежедневных обязанностей управляющего — ключ к стабильной и эффективной работе заведения. Чёткое понимание задач на каждом этапе дня позволяет:

• Повысить эффективность работы команды и распределение нагрузки.
• Снизить количество ошибок в обслуживании и отчетности.
• Улучшить качество сервиса и, как следствие, увеличить прибыль заведения.
• Предотвратить организационные сбои и обеспечить слаженность процессов между залом, кухней и поставщиками.

Рекомендуется вести чек-лист с обязанностями управляющего, включающий все ключевые задачи: от утренней проверки зала и кухни до завершения смены и анализа выручки. Такой инструмент делает работу команды более продуктивной, прозрачной и предсказуемой, а владельцу — позволяет быстро оценивать эффективность управления.