В любом ресторане часть продуктов уходит в отходы. Что-то усыхает на складе, что-то портится, не дождавшись заказа, а что-то исчезает мимо кассы. Если эти потери не фиксировать, вы получите завышенный фудкост, неверную себестоимость и кассовый разрыв, который заметите слишком поздно. Разберём, как выстроить списание, какие нормы соблюдать и как автоматизация снимает эту проблему.

Что такое списание и зачем оно нужно

Списание продуктов — это документальная фиксация того, что товар выбыл с баланса. Без этого учёт в общепите превращается в фикцию: на бумаге одни цифры, по факту другие.

Списание решает пять задач:

• показывает реальный расход продуктов и расхождения с учётом;
• даёт точный фудкост каждого блюда и меню в целом;
• помогает понять, куда уходят продукты: усушка, порча, техотходы или воровство;
• приводит складские остатки к фактическим;
• даёт корректную отчётность для бухгалтерии и налоговой.

Не списываете регулярно — теряете контроль над расходами. Себестоимость ползёт вверх, маржа падает, а решения принимаются на основе кривых цифр.

Чтобы контролировать списания и всегда понимать, куда расходуются продукты, стоит подключить систему автоматизации. Например, с Restik вы сможете отслеживать складские остатки, автоматизировать учёт и получать актуальную аналитику в режиме реального времени. Попробуйте сервис бесплатно.

Основания для списания в общепите

Закон выделяет четыре основания. У каждого свои нормы, правила и документы.

Естественная убыль

Продукт теряет массу сам: усыхает, вымораживается, утрясается. Мясо худеет при дефростации, овощи сохнут, сыпучие распыляются при фасовке. Это неизбежно. Нормы убыли регулирует приказ Минпромторга от 01.03.2013 № 252. Цифры зависят от типа продукта, условий хранения и климатической зоны.

Технологические отходы при приготовлении

Возникают при обработке: зачистка мяса, чистка овощей, потрошение рыбы. Это потери, заложенные в технологию. Нормы считаются по методике ГОСТ 31988-2012 и берутся из Сборников рецептур или устанавливаются через контрольные проработки. При чистке картофеля отходы могут составлять 20–30% от исходной массы.

Порча и истечение срока годности

Самый неприятный вид. Продукт испортился из-за нарушения условий хранения или срок вышел, а продукт не израсходовали из-за ошибки в планировании закупок. Оформляется актом о порче ТМЦ. Комиссия фиксирует причину и решает: утилизировать или, если саннормы позволяют, отправить на переработку.

Недостача по итогам инвентаризации

Расхождение между учётными остатками и тем, что есть на самом деле. Выявляется при инвентаризации. Причины разные: от ошибки кладовщика до воровства. Недостачу сверх норм естественной убыли вешают на материально ответственного.

Нормы списания продуктов в общепите

Нормальный уровень потерь в общепите: 3–5% от стоимости закупленных продуктов. При среднем фудкосте 30% это примерно 0,9–1,5% от оборота. Если потери систематически выше, ищите причину: воровство, ошибки при приёмке, кривые техкарты или двойное списание.

Как оценить свои показатели:

• Сравните фактические потери с нормативными по приказу № 252 и методике ГОСТ 31988-2012.
• Если потери регулярно выше норм убыли и техотходов, проверьте техкарты и проведите внеплановую инвентаризацию.
• Заниженные нормы отходов в техкартах создают иллюзию потерь там, где их нет. Пересматривайте техкарты после каждой контрольной проработки.

Частая ошибка: списывать всё подряд на «естественную убыль», не разбираясь в причинах. Налоговая смотрит на процент списания пристально. Цифры заметно выше отраслевых почти гарантированно привлекут внимание при проверке.

Как оформить акт списания продуктов питания

Акт списания — документ, который подтверждает выбытие продуктов. Без него списание юридически недействительно.

Обязательные реквизиты акта

Любой акт списания должен содержать:

• дату и место составления;
• состав комиссии: минимум 3 человека, не отвечающих за хранение списываемых продуктов;
• наименование и количество продуктов;
• причину списания со ссылкой на документ-основание;
• стоимость продуктов в учётных ценах;
• подписи всех членов комиссии;
• отметку об утверждении руководителем.

Образец заполнения акта списания

Стандартный акт заполняется так:

• Шапка: наименование организации, номер и дата акта.
• Состав комиссии: ФИО и должности трёх сотрудников, не связанных с хранением этих продуктов.
• Табличная часть: перечень продуктов с наименованием, единицей измерения, количеством, ценой и общей стоимостью.
• Причина списания: ссылка на нормы (приказ № 252, ГОСТ или описание случая порчи).
• Заключение комиссии: продукты списаны в связи с указанной причиной, сумма списания.
• Подписи: всех членов комиссии и утверждающая подпись руководителя.

Удобнее всего использовать форму ТОРГ-16 или свою форму, закреплённую в учётной политике.

Акт списания испорченных продуктов питания: особенности

Для испорченных продуктов порядок особый:

• Комиссия осматривает продукт и фиксирует факт порчи.
• Составляется акт о порче ТМЦ с причиной: нарушение температуры, истёкший срок, брак поставщика.
• Если продукт пришёл испорченным от поставщика, оформляется акт по форме ТОРГ-2 для претензии.
• Испорченные продукты утилизируются при комиссии или передаются на переработку, если саннормы разрешают.

Пошаговый порядок списания продуктов в ресторане

Семь шагов, которые нельзя пропускать:

1. Выявили выбытие. Продукт выбыл при инвентаризации, приёмке, готовке или по сроку годности.
2. Собрали комиссию. Минимум три человека. Они не должны отвечать за хранение этих продуктов.
3. Осмотрели и зафиксировали. Комиссия оценивает состояние, считает точное количество и определяет причину.
4. Составили сличительную ведомость. Если списание по итогам инвентаризации: сначала ведомость расхождений, потом акт.
5. Оформили акт. На каждый вид выбытия (порча, убыль, недостача) отдельный акт.
6. Утвердили у руководителя. Без подписи директора акт недействителен.
7. Отразили в учёте. Данные из акта вносятся в складской учёт, остатки корректируются, себестоимость пересчитывается.

Связь списания с инвентаризацией

Списание и инвентаризация — два неразрывных процесса. Без инвентаризации вы не знаете, сколько и на каком основании списывать.

Рекомендуемая периодичность:

• Бар: ежедневно. Алкоголь и ингредиенты коктейлей оборачиваются быстро.
• Кухня и склад: еженедельно. Скоропортящиеся продукты проверяются минимум раз в неделю.
• Полная инвентаризация: ежемесячно. Все склады, кухня, бар, подсобки.

Формула сверки: Ожидаемый остаток = Остаток на начало + Поступление − Продажи и списания.

Если фактический остаток меньше ожидаемого, то списываете недостачу. Если больше, то фиксируете излишек. Когда складской учёт ведётся в системе, инвентаризация идёт в разы быстрее: факт сверяется с учётом, расхождения фиксируются автоматически.

Как автоматизировать списание продуктов в ресторане

Забыли списать партию, перепутали количество, потеряли акт. Результат: кривой фудкост, завышенная себестоимость и иллюзия прибыли. Автоматизация решает это на корню.

Как работает автоматическое списание через техкарты

1. Создаёте технологические карты на каждое блюдо: точный перечень ингредиентов и вес на порцию.
2. При продаже система сама списывает ингредиенты по техкарте.
3. Складские остатки обновляются в реальном времени.

Два метода:

• «Состав блюда»: списание каждого ингредиента по факту продажи. Для блюд под заказ.
• «Блюдо целиком»: списание готового блюда. Для заранее приготовленного: салатов, выпечки, десертов в витрине.

Что даёт автоматизация

• Точный учёт. Каждый грамм списан по факту продажи, а не «на глаз» в конце смены.
• Контроль персонала. Система фиксирует все спиания.
• Остатки в реальном времени. Видите, что заканчивается, до того как это станет стоп-листом.
• Чёткий фудкост. Себестоимость пересчитывается автоматически. Сразу видны прибыльные и убыточные позиции.
• Экономия времени. Часы ручной работы превращаются в секунды.

Как Restik упрощает списание

В Restik складской учёт, техкарты и инвентаризация работают в одной системе:

• Техкарты создаются один раз, система списывает ингредиенты при каждой продаже.
• Поддерживаются оба метода: по составу и блюдо целиком.
• Инвентаризация идёт прямо в интерфейсе: фактические остатки сверяются с учётными, расхождения фиксируются автоматически.
• Все данные по движению продуктов в одном окне: поступление, продажи, списания, остатки.

Запуск без программистов. 14 дней бесплатно, дальше от 2 499 ₽/мес.

Попробуйте Restik бесплатно и посмотрите, как автосписание сокращает потери и наводит порядок в учёте.

Вывод

Списание это инструмент контроля расходов, а не бюрократическая формальность. Правильно выстроенный процесс показывает реальную картину, держит фудкост в норме и защищает от кассовых разрывов.

Пять правил, которые стоит запомнить:

• Списывайте строго по основаниям: убыль, техотходы, порча, недостача.
• Оформляйте акт с комиссией минимум из трёх человек, не отвечающих за хранение.
• Инвентаризируйте регулярно: бар ежедневно, кухня и склад еженедельно, полная ежемесячно.
• Держите потери в пределах 3–5% от стоимости закупок — это отраслевая норма.
• Автоматизируйте списание через техкарты, чтобы убрать ошибки ручного учёта и сэкономить время.

Если хотите запустить автоматизацию быстро и без лишних затрат, то попробуйте Restik. 14 дней бесплатно, запуск от 15 минут, без программистов.