Как управлять прибылью кафе или ресторана

Открыть кафе или ресторан — это только полдела. Чтобы заведение действительно приносило деньги, важно не просто смотреть на выручку, а понимать свою прибыль. Ведь именно она показывает, насколько эффективен бизнес, и позволяет принимать решения: повышать цены, сокращать расходы, менять меню, масштабироваться или, наоборот, пересматривать стратегию.

В этой статье разберём, как правильно считать прибыль в кафе, ресторане или кофейне, какие показатели учитывать и как автоматизация может упростить этот процесс.

Что такое прибыль и почему она важна

Иногда начинающие рестораторы путают прибыль с выручкой — это вполне естественно на старте. Но понимание разницы между ними важно для устойчивого развития бизнеса. Выручка — это просто сумма всех продаж, а прибыль — это то, что остаётся после всех расходов.

Существует несколько видов прибыли:

• Валовая прибыль — разница между выручкой и себестоимостью проданных блюд.
• Операционная прибыль — валовая прибыль минус постоянные расходы (аренда, зарплата и пр.).
• Чистая прибыль — деньги, которые остаются у вас после вычета налогов и всех обязательных выплат.

Знание этих показателей позволяет:

• контролировать бизнес в реальном времени,
• находить слабые места (например, убыточные позиции меню),
• принимать стратегические решения на основе цифр.

Формула расчета чистой прибыли: просто и понятно

Чистая прибыль = Выручка – Себестоимость – Постоянные расходы – Налоги

Разберём каждый элемент:

1. Выручка — всё, что поступает от продаж (по кассе, через доставку, предзаказы).
2. Себестоимость — прямые затраты на приготовление блюд: продукты, упаковка, технические потери.
3. Налоги — в зависимости от режима налогообложения.
4. Постоянные расходы — всё, что нужно для функционирования:

• аренда,
• коммунальные услуги,
• зарплата,
• налоги и страховые взносы,
• реклама,
• сервисы доставки,
• лицензии и ПО.

Пример:

У вас небольшая кофейня. За месяц:

• Выручка: 1 200 000 ₽
• Себестоимость напитков и десертов: 400 000 ₽
• Расходы на аренду, зарплаты и прочее: 600 000 ₽
• Налоги: 100 000 ₽

Чистая прибыль = 1 200 000 – 400 000 – 600 000 – 100 000 = 100 000 ₽

На что смотреть в первую очередь: метрики и ошибки

Успех ресторана или кафе во многом зависит от того, насколько внимательно владелец или управляющий следит за основными показателями и избегает типичных ошибок. Ниже разбираем ключевые моменты, которые помогут понять, где скрываются проблемы и как повысить прибыльность.

Частые ошибки и почему их стоит избегать

• Считать прибыль «на глаз» или ориентироваться только на выручку

Многие думают, что чем больше выручка — тем лучше. Но без учёта расходов и себестоимости такой подход вводит в заблуждение и мешает видеть реальную картину. Например, высокие продажи могут сопровождаться такими же высокими затратами, из-за чего прибыль будет минимальной или отрицательной. Поэтому важно рассчитывать прибыль, а не только смотреть на оборот.

• Не учитывать доставку и комиссии агрегаторов

С ростом популярности доставки многие забывают включить в расчёты комиссии сервисов (Яндекс.Еда, Delivery Club и др.) и затраты на упаковку. Это снижает чистую прибыль, и без учёта этих расходов сложно понять реальный финансовый результат.

• Забывать про сезонность и амортизацию оборудования

В холодные или несезонные периоды выручка обычно падает, но постоянные расходы остаются. Амортизация — это постепенное «списывание» стоимости оборудования, и она тоже должна учитываться, чтобы не было сюрпризов с большими капитальными затратами в будущем.

• Игнорировать списания и порчу продуктов

Продукты могут портиться, теряться или приходить с браком — это всё расходы, которые уменьшают прибыль. Если их не учитывать, цифры будут искажены.

Ключевые метрики, которые стоит отслеживать регулярно

• Рентабельность по категориям и позициям меню

Зачем: чтобы понять, какие блюда приносят больше прибыли, а какие — наоборот убыточны. Например, некоторые напитки могут иметь высокую себестоимость и низкую наценку, а другие — быть «звёздами» продаж с хорошей маржинальностью.

Для чего: позволяет оптимизировать меню, увеличить продажи выгодных позиций и исключить или переработать убыточные.

• Доля расходов от выручки

Зачем: чтобы увидеть, какой процент выручки уходит на себестоимость, аренду, зарплату и другие статьи.

Для чего: помогает найти статьи затрат, которые можно оптимизировать и тем самым повысить прибыль.

• Фактическая прибыль по сменам

Зачем: чтобы контролировать доходность работы в разные периоды дня (завтрак, обед, вечер).

Для чего: позволяет планировать график работы и стимулировать персонал в «трудные» смены.

• Средний чек и его динамика

Зачем: чтобы понять, как меняется поведение клиентов, и как влияют акции, сезонность или изменения в меню.

Для чего: помогает принимать решения по ценовой политике и маркетингу.

Подробнее про отчёты в Restik можно прочитать по ссылке.

Как автоматизация помогает в расчётах: на примере Restik

Restik — система, которая помогает владельцам заведений видеть финансовую картину в режиме реального времени. В Restik вы можете добавить себестоимость к позициям меню, отслеживать валовую прибыль и выручку за разные периоды — день, смену, неделю или месяц. Это позволяет вовремя и грамотно посчитать прибыль заведения и принять правильные управленческие решения.

В Restik доступны:

• отчёты по продажам за смену, день, неделю или месяц,
• выручка по категориям и позициям блюд или по сотрудникам,
• учёт возвратов, скидок, бонусов,
• отслеживание остатков на складе, списания и всё необходимое для корректного учёта.

Зная данные по выручке, валовой прибыли и себестоимости, вы можете не просто «чувствовать» бизнес, а точно знать, где вы зарабатываете, а где теряете, и своевременно реагировать на любые изменения.

Что делать с этой информацией

Когда у вас под рукой точные данные:

• Вы можете убрать убыточные позиции или заменить ингредиенты на более выгодные.
• Определить, в какой день недели и в какой смене прибыль ниже — и запустить акцию или поменять график.
• Понять, какие сотрудники приносят больше прибыли, а где нужен контроль.
• Сократить ненужные расходы и повысить эффективность.

Бизнес становится управляемым, прогнозируемым и более устойчивым.

Вывод

Чтобы ваше заведение не просто успешно функционировало, а постепенно развивалось, полезно регулярно отслеживать прибыль — не полагаясь на ощущения, а опираясь на реальные цифры.

Даже простая формула поможет лучше понять текущее положение и определить дальнейшие шаги. А с автоматизацией этот процесс становится гораздо удобнее и менее трудозатратным.

С помощью Restik вы сможете:

• легко контролировать выручку и расходы,
• принимать решения, опираясь на данные,
• работать более эффективно и с большей уверенностью.

Попробуйте увидеть цифры по-новому и начните управлять прибылью на основании фактов.