Программы для общепита

Программы для общепита позволяют автоматизировать все рабочие процессы заведения, чем значительно облегчают жизнь владельцу и сотрудникам.

В статье рассмотрим, какие проблемы ресторанного бизнеса решают программы. Расскажем, как выбрать подходящий сервис.

Зачем нужны программы для общепита

С автоматизацией общепита управляющему гораздо проще поддерживать стабильную работу заведения:

• контролировать финансовые показатели, 
• обеспечивать высокий уровень обслуживания клиентов,
• оценивать работу сотрудников.

Программа освобождает от ручных записей и подсчетов, собирает статистику по различным показателям. Оперативный контроль над работой ресторана или кафе помогает своевременно принимать меры, если вдруг что-то идет не так. 

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать

Использование программы в общепите решает множество задач, с которыми ежедневно сталкивается руководитель. Рассмотрим некоторые из них и покажем процесс до автоматизации и после.

Прием заказов 

До

Официант с карандашом и блокнотом подходит к столику, записывает заказ и относит листок поварам. Либо идет к кассе, формирует по своей записи пречек и через кассу отправляет его на кухонный принтер. Все это занимает много времени. К тому же в записях не исключены ошибки из-за человеческого фактора, особенно если посетителей много. 

После

Официант принимает заказ на телефоне или планшете через приложение, в котором заведено меню заведения. Вместо ручной записи сотрудник просто нажимает на выбранные гостем позиции, указывает очередность подачи блюд и добавляет при необходимости комментарии. Заказ отправляется на кухню и кассу одним нажатием кнопки.

Если приложение интегрировано с товароучетной программой заведения, любые изменения в меню подтягиваются сюда в режиме онлайн. Например, новые блюда, цены, стоп-лист. Очевидно, что после автоматизации процесс обслуживания гостей значительно ускоряется, а ошибки сводятся к минимуму.

Ведение складского учета, инвентаризация, расчет стоимости блюда

До 

Информация о поступлении сырья и его списании на изготовление блюд фиксируется в тетради. Сверять вручную данные поставок, продажи, остатки – сложно. Поэтому зачастую это просто не делается. Некоторые предприниматели пытаются вести учет товаров в бухгалтерском сервисе. Однако здесь важно понимать, что такие программы хорошо справляются с задачами бухгалтерского учета и налогами. Но мало чем помогут управляющему и владельцу с точки зрения контроля заведения и учета товаров.

После

Технологические карты заводятся в систему учета, поэтому при продаже блюда продукты в нужном соответствии списываются с остатков. Актуальные цифры по запасам у вас всегда под рукой. По каждому ингредиенту и блюду вы можете посмотреть текущий остаток и все документы движения (инвентаризацию, приход, перемещение, возврат, списание продуктов и т. д.).

Мы рекомендуем использовать программы для общепита, в которых есть возможность проводить инвентаризацию по цехам, поставщикам, категориям товаров. Это значительно облегчит процесс проверки склада. Например, сегодня вы проверите цех холодных блюд, завтра горячих, затем посчитаете остатки по выбранному поставщику.

Учет и контроль заказов поставщикам

До

Примерно вспомнили все продукты, которых не хватает, и оформили заказ поставщику. Ситуация знакома многим. Как правило, чего-то будет недобор, чего-то перебор. О списании просрочки даже грустно упоминать.

После

Вы всегда знаете объем и состав закупок. Программа помогает спрогнозировать, какие блюда и в каком количестве будут проданы за определенный период, например, за 3 дня. Какие ингредиенты и в каком объеме для этого потребуется. Какое количество запасов уже есть. С такой информацией делать грамотные запросы на поставку очень просто.

Финансовые потери заведения из-за порчи излишне купленных товаров минимальны, блюда редко попадают в стоп-лист из-за отсутствия ингредиентов на складе.

Расчет стоимости блюда

До

Закупочные цены меняются регулярно. Приходится постоянно вносить изменения в калькуляционную карту и вручную делать перерасчет стоимости блюд, чтобы понять, насколько меняется наценка и не пора ли повышать цену. Если этого не делать, то непонятна рентабельность позиций, и заведение может работать в убыток.

После 

Расчеты выполняются в товароучетной программе автоматически. Например, в Restik себестоимость каждого продукта подтягивается в технологическую и калькуляционную карту на основании приходных накладных. Вы просто указываете цену продажи блюда, а программа сама рассчитывает наценку. Или наоборот, вы можете написать желаемый процент наценки на позицию, чтобы посчиталась ее стоимость. При изменении цен на продукты программа делает перерасчет. Вы видите прибыль по каждому блюду, сравниваете данные и анализирует динамику цен.

Управление лояльностью клиентов и улучшение качества обслуживания

До

Одинаковый подход к каждому гостю, персонализация отсутствует. Инструментов на удержание постоянных покупателей практически нет. Разве что выдать карточку заведения и ставить на ней штампики при каждой покупке, чтобы потом применить акцию «10 шаурма в подарок». Потерял карточку – все, пиши пропало.

После

Вы заводите карту гостя в программе лояльности по телефону. При посещении заведения он называет номер и пользуется действующими в заведении «плюшками» – бонусами, скидками, персональными предложениями и т. д. В общем всем, что вы для него придумали. В программе вы можете отслеживать активность покупателей, распределять клиентов по кластерам, оценивать их активность.  

Контроль работы заведения и аналитика продаж

До

Зачастую информация для анализа работы заведения берется из бухгалтерской, либо налоговой отчетности по окончании отчетного периода – раз в квартал. Данные весьма скудные – суммы выручки, себестоимости, прибыли за период. По ним примерно рассчитывается рентабельность бизнеса. Можно рассчитать количество чеков, среднюю сумму чека, среднесуточную и среднемесячную выручку, возвраты за период.

После

Если общепит автоматизирован, любая статистика собирается в онлайн-режиме. Вы контролируете заведение по обороту, остаткам продуктов, закупкам, деньгам, работе сотрудников. Ежедневно видите динамику выручки, средний чек, прибыль, количество пробитых чеков, количество налички в кассе, возвраты. Отслеживаете маржинальность блюд, оборачиваемость столиков, эффективность действующих программ лояльности. В программах есть удобные функции для ведения учета рабочего времени и управления персоналом. 

Защита от махинаций и воровства

До

Инструментов для отслеживания работы персонала практически нет. Видеокамеры покажут только непосредственное воровство наличных денег из кассы. Излишки и недостачи по кассе в конце смены считаются сложно и долго. Понять откуда они взялись, в чью смену -- нереально, поэтому выяснять никто ничего и не будет. В результате сотрудники имеют карт-бланш по махинациям. 

После

Для контроля процессов Restik предлагает включать пароль администратора на ряд действий. Так сотрудники не смогут самовольно выполнить опасные операции, например, удалить позиции из чека и отменить скидки после печати пречека, подогнать складские остатки под отчеты.  

Как автоматизировать общепит

Существует два способа:

1. Обзавестись программным обеспечением (ПО) отдельно под разные процессы. Например, одна программа на кассу, вторая официантам, третья для складского учета, четвертая для работы с лояльностью.

Чтобы все программы работали как единый механизм, их придется интегрировать между собой и в дальнейшем платить за каждую. Дорого, сложно.

2. Использовать программу с полным функционалом, которая автоматизирует сразу все процессы. 

Именно такой способ автоматизации все чаще выбирают рестораторы. Это в разы дешевле, проще и удобнее.

Как выбрать ПО для общепита

Интернет-поисковик выдаст вам много названий программ. Как же определиться с выбором?

• В первую очередь решите, какие именно процессы вам нужно автоматизировать. У каждого формата заведения своя специфика работы. Поэтому, например, для заведений с самообслуживанием не нужна автоматизация работы официанта. 
• Какие средства вы готовы потратить на автоматизацию? Если у вас небольшое заведение, смысла переплачивать за программу, предназначенную для управления огромной сетью ресторанов, нет. 
• Присмотрели какую-то программу? Узнайте, есть ли у нее тестовый период. Важно опробовать ее в деле, убедиться, что у нее удобный интерфейс.

В ТОП-5 лучших программ для общепита входит Restik – облачная система для автоматизации кафе, фастфуда, стрит-фуда, пиццерии, кофейни, кальянной, фудтрака, автоматизации ресторана. 

Среди прочих программных продуктов пользователи Restik отмечают простой интерфейс сервиса. Программа автоматизирует различные процессы по доступной цене. Внедрение системы с аналогичными возможностями могут обойтись владельцам бизнеса дороже на 40-50 тысяч рублей в год.

Задачи, которые автоматизирует программа для общепита Restik:

• Учет продуктов и контроль остатков
• Кассовое приложение (Устанавливается на планшет или ноутбук. Покупать дорогое кассовое оборудование не обязательно)
• Работа с технологическими картами и калькуляция блюд
• Аналитика продаж
• Контроль персонала и защита от махинаций
• Программа лояльности для гостей
• Приложение для официантов 
• Электронное меню
• Собственный сайт доставки (вы можете создать его по готовому шаблону, без привлечения программистов)
• Прием безналичных чаевых

Зарегистрируйтесь в облачном сервисе Restik и протестируйте его. На первые 14 дней доступна бесплатная версия. Это отличная возможность оценить все преимущества и функциональные возможности программы для общепита Restik.