Как снизить расходы ресторана, кафе, кофейни?

Ресторанный бизнес сталкивается с массой вызовов: от роста цен на продукты и аренду до ужесточения конкуренции. Учет расходов в ресторане, кафе или другом заведении общепита становится ключевой задачей для поддержания роста прибыли. 

По данным исследований, прибыльность ресторанов может варьироваться в пределах 3-5% от общего дохода, что делает управление издержками критически важным. Рассмотрим расходы ресторана в процентах: в среднем на аренду помещения приходится около 5-10% всех расходов, на зарплаты сотрудников — 25-35%, а на закупку продуктов и напитков — еще 25-30%. Даже незначительное увеличение этих показателей может повлечь за собой серьезные убытки.

Снижение издержек помогает:

• Увеличить чистую прибыль заведения: сокращение расходов на 10% при сохранении доходов способно повысить операционную прибыль на 20-30%.
• Создать финансовую подушку на случай непредвиденных ситуаций, таких как сезонные спады или экономические кризисы.
• Улучшить конкурентоспособность за счет возможности предлагать клиентам более выгодные цены или дополнительные услуги.

Многие кафе и рестораны в условиях пандемии и последующего кризиса, смогли сохранить бизнес и адаптироваться к новым реалиям, благодаря оптимизации затрат. Внедрение автоматизации, пересмотр закупок и снижение переменных расходов помогли им остаться на плаву.

Регулярный пересмотр статей расходов в ресторане — залог финансовой стабильности. В этой статье мы рассмотрим, как можно снизить расходы в ресторане или кафе, проанализируем, какие именно издержки общепита заслуживают пристального внимания, и предложим практические советы по их снижению.

Основные виды расходов в общепите

Расходы можно разделить на две основные категории: постоянные и переменные издержки. Понимание структуры этих затрат позволяет управлять ими более эффективно.

Постоянные издержки кафе

Постоянные издержки — это расходы, которые остаются неизменными вне зависимости от объема продаж и загруженности заведения. Кафе и рестораны несут постоянные издержки, которые необходимо учитывать при долгосрочном планировании.

Примеры постоянных издержек:

• Аренда помещения. В среднем на аренду приходится 5-10% от общих расходов заведения. Независимо от того, сколько посетителей приходит в кафе, арендная плата остается фиксированной.
• Зарплаты административного персонала. Оплата труда менеджеров и других сотрудников, не связанных напрямую с обслуживанием гостей, также входит в категорию постоянных издержек.
• Амортизация оборудования. Стоимость использования кухонных приборов, мебели и POS-систем распределяется равномерно на протяжении их срока службы.
• Коммунальные платежи с фиксированной частью. Некоторые счета, такие как плата за вывоз мусора или охрана.

Переменные издержки кафе

Переменные издержки — это расходы, которые зависят от объемов производства и продаж. Эти затраты увеличиваются или уменьшаются пропорционально количеству заказов и числу гостей.

Примеры переменных издержек:

• Закупка продуктов и напитков. Одна из самых крупных статей переменных расходов в кафе. Чем больше заказов поступает, тем больше продуктов нужно закупать. На эти расходы приходится от 25% до 30% всех затрат заведения.
• Зарплаты обслуживающего персонала. Заработная плата официантов, поваров и бариста может изменяться в зависимости от количества отработанных часов или смен.
• Чистка и обслуживание помещений. Увеличение посещаемости требует большего использования моющих средств и дополнительной уборки.

Краткосрочные и долгосрочные стратегии снижения расходов в общепите

Оптимизация закупок в кафе и ресторане

Первый способ сократить расходы в кафе — оптимизация закупок продуктов и расходных материалов. Согласно данным, затраты на закупку продуктов составляют около 25-30% всех расходов заведения. Их уменьшение даже на 5% может привести к значительной экономии.

Стратегии оптимизации:

• Сравнение цен и работа с несколькими поставщиками. Переговоры о более выгодных условиях помогут снизить стоимость закупок на 3-7%.
• Покупка сезонных продуктов. Составьте меню с использованием сезонных и местных продуктов. Такой подход сократит расходы на закупку на 10-15% за счет более низкой стоимости.
• Снижение потерь за счет контроля запасов. Внедрение системы учета остатков и планирование закупок минимизирует порчу продуктов. Грамотное управление запасами сократит убытки на 5-10%.

Энергоэффективность

Энергопотребление — значительная статья расходов для кафе и ресторанов. Коммунальные платежи составляют до 5-10% всех затрат заведения. 

Практические меры:

• Замена обычных ламп на светодиодные. Снижение энергопотребления на освещение до 75% уменьшит ежемесячные затраты на электричество.
• Контроль работы оборудования. Установка автоматических таймеров и регуляторов на кондиционеры и обогреватели сэкономят до 10% на оплате электроэнергии.
• Экономия воды. Установка специальных насадок на краны, которые уменьшают расход воды, может сократить затраты на водоснабжение на 10-20%.

Гибкость в управлении персоналом

Заработная плата сотрудников составляет до 25-35% всех расходов заведения. Оптимизация графиков работы помогает сократить переменные издержки кафе без снижения качества обслуживания.

Методы экономии:

• Переход на гибкие графики работы. Составление графиков, учитывающих пиковые часы посещаемости, помогает уменьшить затраты на оплату труда до 10%.
• Аутсорсинг временных задач. Привлечение временных работников или использование услуг сторонних компаний для выполнения определенных задач (например, уборка или обслуживание мероприятий) позволяет сократить расходы на зарплаты на 5-15%.
• Пересмотр обязанностей. Анализ функций сотрудников и перераспределение задач помогут сократить штат, сохранив эффективность работы.

Внедрение системы автоматизации общепита

Внедрение системы автоматизации — эффективное решение для снижения расходов в долгосрочной перспективе. Современные программные решения, такие как Restik, позволяют оптимизировать многие процессы, начиная с учета запасов и заканчивая расчетами с клиентами.

Результаты внедрения:

• Снижение операционных расходов на 3-5% благодаря лучшему контролю за затратами.
• Автоматизация учета помогает избежать ошибок, связанных с человеческим фактором.
• Программы учета расходов ресторана и кафе автоматически анализируют данные о продажах и закупках, помогают обнаруживать несоответствия и принимать решения по оптимизации.

Исследования показывают, что внедрение автоматизированных систем может уменьшить ежемесячные расходы кофейни или ресторана на 5-15%, что особенно важно в условиях высокой конкуренции.

Оптимизация меню

Пересмотр ассортимента и внедрение новых подходов к управлению меню приведет к снижению расходов на закупку продуктов и повышению рентабельности.

Стратегии по оптимизации меню:

• Фокус на популярные позиции. Анализ данных о продажах помогает выявить наиболее прибыльные блюда и сократить ассортимент мало востребованных позиций, что приводит к уменьшению издержек на закупку продуктов на 10-15%.
• Упрощение рецептур. Использование унифицированных ингредиентов для различных блюд снижает объем закупок и сокращает переменные издержки кафе.

Практика показывает, что оптимизация меню позволяет сократить расходы на продукты на 5-10%, а также уменьшить количество списаний испорченных продуктов.

Переговоры об аренде

Аренда помещения часто составляет до 10% всех расходов заведения, что делает её одной из самых крупных статей постоянных затрат.

Как сократить расходы на аренду:

• Переговоры с арендодателем. Если ваш ресторан или кофейня имеют хорошие показатели долгосрочной аренды, вы можете обсудить возможность снижения арендной ставки или льготных условий. Во время экономических спадов арендодатели часто идут навстречу стабильным арендаторам, чтобы не потерять их.
• Оптимизация пространства. Пересмотр планировки может привести к уменьшению необходимой площади. Например, переход на концепцию take-away (вынос) или уменьшение обеденной зоны при сохранении высокого оборота клиентов поможет сократить арендные расходы на 5-20%.

Как улучшить учет расходов в общепите

Разделение расходов на категории

Для лучшего понимания структуры расходов разделите их на отдельные статьи вроде аренды, оплаты труда, закупки продуктов и коммунальных платежей.

Методы классификации:

• Создание детализированного бюджета. Разделите бюджет на отдельные статьи расходов. Это позволит контролировать их динамику и выявлять те, которые требуют оптимизации.
• Помесячное планирование расходов. Ведение календарного помесячного плана расходов в кафе, кофейне или ресторане помогает прогнозировать траты и готовиться к возможным финансовым колебаниям.

Преимущества разделения расходов:

• Улучшение прозрачности финансов.
• Возможность быстро определить источники перерасхода и принять меры по их устранению.

Анализ затрат на основе данных

Регулярный анализ расходов позволяет выявлять неэффективные траты и разрабатывать стратегии по их оптимизации. 

Основные шаги анализа:

• Сравнение расходов с предыдущими периодами. Это помогает выявлять тренды и аномальные изменения.
• Определение норм расходов. Установление норм расходов на каждую категорию позволяет создать целевые показатели, которые помогают контролировать бюджет и находить возможности для экономии.

Пример использования: Сравнение норм расходов в общепите за разные периоды может показать, что закупки определенного ингредиента стали дороже. Это знание позволяет предпринять действия по поиску более выгодного поставщика или изменению рецептуры блюд.

Подводим итоги

Сокращение расходов в общепите требует комплексного подхода: от внедрения автоматизированных систем учета и анализа до оптимизации закупок и обучения персонала. Контроль за постоянными и переменными издержками и эффективное планирование позволят повысить рентабельность и устойчивость заведения. 

Уменьшайте издержки в вашем кафе или ресторане и автоматизируйте учет вместе с Restik. В программе есть все необходимое для общепита: 

1. Учет и контроль остатков, списания, перемещения, инвентаризация
2. Производство, техкарты, расчет себестоимости
3. Работа с поставщиками и поставками
4. Аналитические отчеты по выручке, прибыли, среднему чеку
5. Защита от махинаций персонала
6. CRM и программа лояльности
7. Кассовая программа для смартфона или планшета
8. Приложение для официантов
9. Готовый сайт доставки для вашего заведения
10. Электронное QR-меню
11. Электронные чаевые и отзывы

Регистрируйтесь и получите бесплатный доступ к системе автоматизации Restik на 14 дней!