Расчет прибыли кафе и ресторана

Прибыль — один из ключевых показателей любого бизнеса, и рестораны — не исключение, будь то дорогущий особняк с кухней и баром или ресторан быстрого питания.   

Чтобы правильно рассчитать прибыль, нам нужно знать выручку и расходы, которые мы понесли за отчетный период. Однако в ресторанном бизнесе есть свои нюансы -- что же всё-таки списывать на расходную часть, когда считаешь валовую и чистую прибыль заведения? 

Уверены, ваш бухгалтер порекомендует свою интерпретацию формул. Мы ему ни в коем случае возражать не станем. Просто предлагаем рассмотреть вариант расчета валовой прибыли, которой покажет тонкие места в доходности меню. И метод расчета чистой прибыли для понимания рентабельности заведения. 

Валовая прибыль заведения общепита

Валовая прибыль = выручка от продаж позиций меню - переменные расходы на их создание, то есть себестоимость. 

Чистая прибыль заведения

Если захотите посчитать свою чистую прибыль за месяц, учтите  расходы на аренду, зарплату, налоги, кредитные обязательства, а также прочие коммерческие и административные расходы за этот период и вычтите их из выручки.

Подробно расчеты разобрали в этой статье.

Определяем выручку

Для расчёта прибыли кафе начните с определения выручки за выбранный период. Учитывайте доходы, которые вы получили от продажи блюд и иных позиций в меню, включая наличные и безналичные платежи. 

Выручка - это сумма, которую вы положили в кассу в результате продажи блюд. 

Простым решением для точного учёта служат кассовые приложения или POS-системы, которые регистрируют все продажи. Такие системы позволяют анализировать продажи по категориям и блюдам, выявляя наиболее прибыльные позиции.

Учитываем переменные расходы на создание блюда

Переменные расходы  — это затраты, которые изменяются в зависимости от объёма производства. 

Например, закупка ингредиентов, упаковка, расходные материалы, используемые в процессе обслуживания (салфетки, чековая лента и прочее). Себестоимости блюд контролировать важно  — даже небольшое отклонение от реальности сделает отчётность ненадёжной.

Необязательные потери в виде списанных продуктов, порчи, недостачи вы тоже должны учитывать при вычислении переменных затрат. Чтобы избежать таких неприятных перерасходов, регулярно проводите инвентаризацию, оптимизируйте закупки и процессы на кухне.

Кстати, рестораторы для контроля себестоимости и остатков используют специальные товароучетные программы. Например, Restik. Здесь вы дополнительно можете настроить запрет на проведение “опасных” операций и избежать расходов, связанных с воровством персонала. 

Посмотреть демо админки

Не забывайте регулярно пересматривать условия с поставщиками, исследовать рынок на предмет более выгодных предложений и возможностей для снижения закупочных цен. Оптимизация закупок позволит снизить переменные затраты и увеличить рентабельность ресторана. Главное, в погоне за низкими ценами не потерять качество используемых продуктов.

Считаем валовую прибыль кафе

Итак, у нас теперь есть выручка от продажи блюд и расходы на их изготовление. Осталось из первого вычесть второе и валовая прибыль определена. Выглядит просто. Но на деле процесс весьма трудозатратный. 

Конечно, вы можете доверить это дело бухгалтеру. Как правило, эти цифры он будет подбивать ближе к отчетным периодам: за год и за квартал. Однако для успешного развития бизнеса показатели доходности меню стоит отслеживать ежедневно. Так вы сможете увидеть тенденции. Например, в какие дни недели или часы прибыль заведения проседает. 

Процесс расчета заметно упрощает применение товароучетных сервисов. Например, в Restik данные собираются в специальный отчет, и вы можете посмотреть статистику на любое число по официантам, столикам, блюдам. 

Такие подробные отчеты помогают выявлять узкие места в процессах, понимать, какие изменения вносят наибольший вклад в прибыльность, и где возможно дополнительное снижение затрат.

Считаем чистую прибыль кафе

Для этого нам нужно подбить постоянные и накладные расходы.

Постоянные расходы

Постоянные расходы не зависят от объёма продаж и включают арендную плату, фонд оплаты труда, коммунальные платежи, налоги. Эти затраты зачастую остаются фиксированными и должны покрываться независимо от текущего уровня продаж. 

Для минимизации постоянных расходов пересматривайте и оптимизируйте их. Например, возможно ли изменить условия аренды и найти альтернативное помещение с более низкой ставкой. Внедрение энергосберегающего оборудования снизит затраты на электричество и воду. Мотивационные программы «оклад + премия от плана продаж» уменьшают часть постоянных расходов на выплату заработной платы без ущерба для качества обслуживания (такое актуально не для всех сотрудников — мотивировать планом продаж поваров, например, не получится).

Эффективное управление постоянными расходами не только снижает общие издержки, но и увеличивает финансовую устойчивость вашего кафе.

Учёт амортизации 

Амортизация отражает постепенное снижение стоимости оборудования, мебели и других долгосрочных активов, которые используются в вашем бизнесе. Правильный учёт амортизации помогает более точно рассчитать прибыль.

К примеру, вы планируете обновлять холодильники раз в пять лет. Цена одного холодильника — 300 000 рублей. Разделив цену холодильника на 60 месяцев получаем сумму амортизационных расходов. В нашем случае она будет равна 5 000 рублей с одного холодильника. 

Срок использования оборудования обычно определяет владелец заведения, исходя из срока службы аппарата, его технического состояния, эксплуатационных условий и других факторов. 

Прочие накладные расходы

К накладным расходам относятся расходы на офисные принадлежности, административные расходы, лицензионные платежи и страховки. Эти расходы не привязаны напрямую к производству продукции или предоставлению услуг, но они необходимы для поддержания операционной деятельности кафе.

Оптимизация этих расходов может включать переговоры о более выгодных условиях страхования, поиск альтернативных поставщиков офисных материалов или пересмотр текущих административных процедур для сокращения лишних трат. Управление этими расходами позволяет не только уменьшить общую сумму затрат, но и повысить чистую прибыль вашего кафе.

Чистая прибыль

Финальным шагом является расчет чистой прибыли. Это делается путем вычитания всех переменных и постоянных затрат и накладных расходов из общей выручки. Результат покажет реальную прибыльность заведения после учёта финансовых обязательств и издержек.

Чистая прибыль = выручка - переменные расходы - постоянные расходы
- амортизация - накладные расходы

Прибыль предоставляет важнейший финансовый показатель, который помогает оценить эффективность управления и операционную эффективность кафе. Она служит основой для принятия решений по дальнейшим инвестициям, расширению бизнеса или возможным корректировкам в операционной стратегии. 

Анализ результатов и планирование улучшений

После расчета прибыли и показателей рентабельности анализируйте результаты и планируйте улучшения. 

1. Сравните фактическую прибыль с плановыми показателями на момент открытия кафе. Поищите причины отклонений. Обращайте внимание на аспекты бизнеса, которые принесли наибольшую прибыль или убытки. Например, в Restik вы можете увидеть низкие продажи в определённые часы или дни недели, порчу продуктов, низкую рентабельность некоторых позиций.
2. На основе анализа вы можете планировать изменения для увеличения доходов и снижения затрат. Вносить изменения в меню, оптимизировать работу персонала или внедрять новые технологии. Например, статистика показала, что детское меню и несколько блюд основного меню не приносят прибыль — покупок мало, продукты портятся. Пора заменить эти позиции на более интересные и прибыльные. 
3. Сравнение среднего чека и выручки по официантам и сменам покажет насколько эффективен каждый сотрудник. Возможно, придется провести обучение для персонала или ввести систему мотивации. Однако анализировать такие показатели всегда нужно в контексте. Например, у вас средний чек на завтрак ниже, чем на ужин, а официант работает только по утрам.

Такой анализ относится к всем форматам заведений. 

Рассчитывать валовую прибыль помогает система автоматизации в заведении Restik. Она показывает статистику в разрезе блюд, официантов, времени продаж. Взгляд на цифры под разными углами помогает ресторатору сделать максимально объективные выводы о работе заведения и повысить окупаемость проекта. 

Зарегистрируйтесь и протестируйте Restik бесплатно в течение 14 дней.

Зарегистрироваться

Restik предлагает разнообразные инновационные решения для ресторанов, кафе, кофеен и других предприятий общественного питания.От полноценных систем автоматизации до QR-меню и сайтов доставки. Чекайте подробности на нашем сайте! И посмотрите демо админки.

Система автоматизации ресторана

Система автоматизации кафе

Система автоматизации кофейни

Система автоматизации фастфуда

Система автоматизации общепита

Кассовая программа для общепита