Инвентаризация и отчетность в кафе и ресторанах: все, что нужно знать

Как не закрыться в первый год работы — рассказываем, какие показатели работы заведения стоит отслеживать и как часто проводить инвентаризацию

Изображение Инвентаризация и отчетность в кафе и ресторанах: все, что нужно знать

Инвентаризация и отчетность в кафе и ресторанах

Многие владельцы и управляющие заведений полагают, что для оценки эффективности достаточно подсчитывать выручку за неделю и ежемесячно проверять оборот и прибыль. Точка работает, все кажется стабильным, однако спустя какое-то время выясняется, что бизнес нерентабелен. Что случилось? Когда? Ответить на эти вопросы будет невозможно, если система аналитики не выстроена. 

Статистика по закрытию заведений в первый год работы

В первый год работы завершают  свою деятельность порядка 80%* точек общественного питания. Одна из причин -- нехватка опыта и инструментов управления. Если ресторатор вовремя не замечает ухудшения показателей по оттоку, выручке и прибыли, не разбирается в причинах и не принимает оперативных мер, закрытие неминуемо. “Отличная локация” и “интереснейшая концепция” не спасут ситуацию. 

Чтобы владеть нужными метриками и не тратить на их сбор много времени, опытные рестораторы используют инструменты автоматизации и ведут управленческий учет.

null


Есть же бухучет, зачем еще управленческий? 

Начнем с того, что по федеральному закону № 402-ФЗ предприниматели не обязаны вести бухучет. Многие ИП этим пользуется и применяют только налоговый учетом. Но ни одна из этих отчетностей не является информативной для собственника, и вот почему:

  • Цель — отчитаться перед госорганами, поэтому информацию собирают в формате, установленном законами, а не в том, который показывает, как работает заведение.
  • Сроки — отчетность сдают через какое-то время (примерно квартал) после окончания отчетного периода, и даже если какие-то цифры привлекут внимание, например, низкая прибыль или убыток, найти причины будет очень сложно. 
  • Детализация — вся информация показывается итоговыми цифрами. Конечно, в программах можно «провалится» до любой операции, но для этого надо, чтобы итоговая цифра вызывала вопросы, а такое бывает не всегда. 

В управленческом же учете владелец может собирать любую информацию, которая поможет ему контролировать бизнес и сотрудников.

Что отслеживать в управленческом учете общепита

Для развития бизнеса пригодятся данные о работе заведения за каждый день и в динамике: выручка, прибыль, себестоимость, остатки на складах, средний чек, количество чеков. Также в общепите полезно собирать и такую информацию:

  • Суммы продаж по каждому официанту и/или столу для понимания, сколько выручки приносит каждый сотрудник/стол. Возможно, кто-то из сотрудников плохо работает, а какой-то стол стоит в неудобном месте, и его нужно переставить.
  • Выручка по категориям ассортимента блюд. Это поможет понять, в какой категории добавлять новые позиции. 
  • Что чаще заказывают, и пользуются ли популярностью новые блюда.
  • Насколько изменение цен влияет на себестоимость, возможно, пора пересматривать отпускную цену или менять ингредиенты.
  • Как часто к вам приходят постоянные гости и на какую сумму заказывают. Понимание этой информации поможет сделать вывод о вашей программе лояльности
  • Какая доля новых клиентов в общем потоке покупателей. 

Отчеты в кафе и ресторанах по официантам, столам и блюдам собирать вручную весьма трудозатратно. Поэтому рестораторы подключают специальные программы для автоматизации заведения. Например, RestikRestik ведет учет остатков, считает выручку и прибыль, делает отчет по популярности позиций, формирует полезную статистику. Отчеты показывают  все необходимые данные для анализа информации. Управляющему заметен отток, он может разобраться в его причинах и принять верные решения.  

Для Restik неважно, какая в заведении форма обслуживания. Сервис адаптирован и для точек с обслуживание официантами, и для заказов “с собой”.

Посмотреть демо админки

Контроль остатков продуктов питания через инвентаризацию

У предприятий общепита своя специфика при работе с продуктами: они числятся не только как товары на складе, но и входят в состав полуфабрикатов и готовых блюд. 

Чтобы упростить технологию проведения инвентаризации, бизнесмены автоматизируют процесс с помощью  производственной программы, подключают учетные программы.


Советы по организации инвентаризации:

  • Разделите места учета продуктов, ориентируясь на структуру кафе или ресторана, например, склад, производство, зал, буфет. 
  • Передавайте продукты между местами учета и оформляйте документы, где будут подписи ответственных.
  • Ставьте на учет полуфабрикаты и готовую продукцию, чтобы была информация об их количестве.
  • Проводите инвентаризацию еженедельно, чтобы упростить процесс применяйте выборочную инвентаризацию по категориям.

Почему владельцы заведений общепита выбирают Restik?

  • Restik ведет учет по цехам:  например, «Кухня», «Бар», «Производство» и т.п. Программа рассчитывает остатки товаров, полуфабрикатов, готовых блюд после поступления и списания, поэтому вы всегда знаете, сколько каких продуктов находится в каждом месте учета.
  • Фиксирует перемещение продукции между цехами. Например, кухня получает со склада товары для приготовления блюд, это движение фиксируют в программе, и остатки пересчитываются сразу в двух местах учета.  
  • Рассчитывает себестоимость блюд.  При постановки продуктов на учет, вы указываете их закупочную цену. Расход продуктов и себестоимость программа считает по технологической карте блюда
  • Ведет правильный учет сложносоставных блюд. Производственный персонал делает заготовку к блюду, например тесто. Программа согласно технологической карте списывает с остатков ингредиенты и рассчитывает себестоимость полуфабриката. 
  • Автоматически подводит итоги инвентаризации. Для этого в программу напротив каждой позиции в списке вводят фактическое количество продуктов и получают разницу между учетными и реальными данными.
  • Дает статистику продаж  по официантам, столам, блюдам, категориям ассортимента.
  • Помогает повысить качество обслуживания посетителей и их лояльность. В Restik предусмотрена бонусная программа, которая, кроме скидок, накапливает информацию о предпочтениях посетителей кафе. 

В личном кабинете сервиса Restik вы можете создать электронное меню и сайт доставки по готовым шаблонам без привлечения дизайнеров и программистов.  

Если у вас нет кассового аппарата, вы можете установить на планшет кассовое приложение Restik. Достаточно подключить к планшету фискальный регистратор, чтобы печатать чеки по правилам 54-ФЗ. 

Зарегистрируйтесь и протестируйте Restik бесплатно в течение 14 дней.

Зарегистрироваться

null

Подведем итоги

Из программы для общепита, в которой фиксируются все поступления, перемещения, списания, продажи, можно «достать» необходимую актуальную информацию для проведения инвентаризации, принятия управленческих решений и контроля за работой сотрудников и качеством блюд.