Склад и правильный учёт — это то, на что многие закрывают глаза. Не то чтобы ими вообще не занимались, но зачастую выполняют эти задачи менеджеры спустя рукава. Делать так мы, конечно же, не советуем. Зато можем рассказать, как делать лучше — чётко, по пунктам и без воды.

Чтобы зря текст не писать и не врать вам о важности складского учёта, мы сначала проконсультировались с шеф-поваром Александром Ермаковым. Александр окончил итальянский кулинарный институт ICIF, стажировался в мишленовских ресторанах в Европе, работал в Varvara cafe, проектах Mandy’s Group, а сейчас преподаёт в Novikov School и запустил ресторан De Torino. Вот, что он сказал на тему:

«Для учёта должна быть очень грамотная связка калькулятор-шеф. Три кита учёта: база и её настройка, контроль и инвентаризация. Также очень важно, на какой программе стоит предприятие. 

Товарно-складской учёт — для меня это самый нелюбимый геморрой, но бизнес есть бизнес, дисциплина — мать победы. Чтобы ты понимал, что у тебя происходит, нужно постоянно вести товарный учёт. На мой взгляд, прежде всего товарно-складской учёт нужен не для того, чтобы кошмарить людей. Часто делают так: снимают остатки, списывают недостачу на поваров и начинают их щемить. Нужно же учёт проводить, чтобы понимать эффективность того, что происходит, чтобы деньги не лежали в товаре».

А теперь давайте разбираться, как же этот учёт проводить.

Этап 1. Номенкулатура

Прежде чем разбираться с себесами блюд, начать нужно с ингредиентов. В одной базе данных (например, в системе автоматизации Restik) должны быть собраны все ингредиенты, которые используются при приготовлении блюд. Существование двух разных баз тоже допускается, но они должны работать в связке. Такой вариант подходит, если нужно сегментировать остатки бара и кухни, например. В список ингредиентов необходимо включить и то, что используется в совершенно небольших количествах, вроде специй. Важно, чтобы по каждому ингредиенту были корректно указаны:

• Наименование. Важно, чтобы один бренд указывался одинаково на всей продукции этого бренда, а названия самих продуктов также были унифицированы. Например, «капуста белокочанная» и «капуста б/к» — это разные позиции, хотя продукт идентичен, такого быть не должно. Отличительные характеристики, вроде жирности молока или сорта яблок, также должны указываться. И ещё раз: одно наименование — один продукт.
• Тип позиции. Это может быть ингредиент, полуфабрикат или готовый товар (бутылка воды, например). Дробить можно и подробнее, тут зависит всё от ваших необходимостей.
• Объём. В какой таре вы получаете продукт, также можно отразить. При этом не советуем это делать частью наименования, иначе может возникнуть путаница при расчёте себестоимостей блюд, например.

Проверьте корректность заполнения базы, и потом уже приступайте к следующему этапу.

Этап 2. Заполнение складов

Основа основ: остатки должны быть заполнены корректно в любой момент времени. Списания заполняйте каждый день и вбивайте информацию об этом в систему. Это важно не только для того, чтобы можно было вовремя заказывать необходимое и не приходилось ставить блюда в стоп, но и для качественного анализа — но об этом позже. Также очень удобно, когда в складских остатках указаны корректные себестоимости блюд и ингредиентов — это позволяет отслеживать, продукты на какую сумму есть на складе на данный момент.

При проведения глобального аудита провести инвентаризацию строго необходимо. При этом пересчитать остатки ингредиентов недостаточно, важно также посчитать инвентарь в наличии. В паре с инвентаризацией инвентаря (извините) поинтересуйтесь у персонала чего не хватает для работы. Возможно, получится ускорить процессы в ресторане или облегчить работу вашим сотрудникам — о том, какую пользу это может принести, можно писать отдельную статью. Когда напишем, обязательно добавим сюда ссылку.

Важно: ведите учёт не только еды, но и всего остального — упаковки для доставки или отдачи блюд «с собой», хозяйственных товаров, вроде чистящих средств, посуды и инвентаря, всего, вплоть до салфеток. Их по одной штуке считать не обязательно, но по пачке — вполне. Так вы сможете лучше отслеживать траты и находить, в каком месте они превышают необходимый уровень. Также это поможет избежать краж, что, к сожалению, зачастую становится проблемой, даже если это не происходит слишком часто.

Этап 3. Аудит техкарт

Когда мы удостоверились, что продукты указаны верно, а их количество на складе отражено в нашей CRM, переходим к блюдам. Что нужно проверять в технических картах блюд:

• Корректность граммовок (включая выход по ингредиентам);
• Корректность указания цены за юнит в техкартах — она должна соответствовать ценам, по которым закупаются ингредиенты;
• Корректность указания себестоимости каждого ингредиента в составе блюда;
• Корректность описания процессов приготовления и выходов не только блюда, но и отдельных его составляющих (например, джема, если вы его готовите сами). Это к складскому аудиту не относится, но раз уж проводите аудит техкарт, проверить процессы лишним не будет.

На этом этапе необходимо актуализировать все данные в техкартах. Это особенно важно в ситуации с нестабильным рынком и растущими ценами, так как позволит избежать излишнего повышения себестоимостей. Когда вы соберёте все техкарты в совокупности с анализом складских остатков, можно будет сделать ряд выводов. Например, если ингредиент А используется в одном не самом популярном блюде, а Б — в нескольких ходовых, на складе их остатки должны быть пропорциональны, иначе вы неэффективно используете место. Вывод такой, конечно, нужно делать, учитывая ещё ряд факторов, вроде тары и сроков хранения, но логика именно такая.

Также стоит отметить, что и на этом этапе могут выявляться признаки мошенничества со стороны сотрудников. Например, в техкарте может быть указаны граммовки, которые больше необходимых. Это может быть ошибкой, а может и умышленным искажением правды. Исправляем ошибку однозначно, при этом в первом случае просим шефа быть внимательнее, а вот с санкциями во втором случае уж определяйтесь сами. Скажем лишь, что прецеденты редко бывают одноразовыми.

Этап 4. Аудит поставок

На этом этапе важно проверить всех поставщиков и соответствие поставок складским остаткам и учёту в целом. Что нужно зафиксировать и оценить:

• Количество полученных товаров;
• Цену на каждый из товаров.

Далее важно уже проводить аналитическую работу. Помимо банального нахождения разночтений между количеством полученных товаров, использованных и складских остатков (тут любое несоответствие должно вызвать вопросы, на которые вам придётся найти ответы), важно также оценить процесс закупки в целом, сравнить цены у разных поставщиков, а также проверить соответствие этих цен и цен, указанных в техкартах — они везде должны быть одни и те же. Если что-то не совпадает, проверяем это в накладных, и если разночтения действительно есть, выясняем причины у персонала. Вспоминаем, что Александр рассказал нам в начале статьи — не кошмарим, а выясняем, где ошибка. Кошмарить можно, если действительно факт кражи подтвердиться, но в таком случае лучшим решением может быть увольнение.

Весь процесс складского учёта можно проводить гораздо удобнее с интуитивно понятной CRM-системой. Такая система может заметно уменьшить количество необходимых действий, а значит и ускорит весь этот процесс, которым вроде никто и не хочет заниматься, но надо. С системой автоматизации от Restik вы сможете проводить инвентаризацию и учёт в разы быстрее, попробуйте сами!

Этап 5. Аудит списаний

Даже если у вас вроде как всё в порядке со списаниями, это не повод не проводить аудит. Де-факто, он сводится к тому, что вы проверяете все записи о списаниях и находите те списания, которые можно было бы избежать. Во-первых, вы должны понимать причины каждого из списаний. Во-вторых, обращайте внимание не только на подозрительные списания, но и на вполне себе обоснованные. Вот несколько частых причин списаний и то, что можно делать, чтобы их свести к минимуму.

• Обрезки мяса и кости. Эти издержки точно будут, вопрос в их количестве. Знаем некоторых не самых добросовестных поставщиков, у которых буквально 2 килограмма жил было на 8 килограмм мяса — это очень много. Некоторые образки можно использовать на фарш, наприме, а вот жилы — проблема решаемая сменой поставщика. Такое допустимо только при низком прайсе, оправдывающем весовой процент списаний. Кости можно использовать для варки бульонов, которые в дальнейшем можно использовать для соусов или супов. 
• Продукты с истёкшим сроком годности. Тут решений может быть несколько. Во-первых, самое базовое — адаптация закупок и заготовок под спрос. Попросту готовите или закупаете меньше — это может решить проблему. С другой же стороны, это увеличивает риск нехватки продукта и стопа. Альтернативным решением может быть использование ингредиента или заготовки в большем количестве блюд.
• Ошибки при приготовлении блюд. Ошибки случаются и будут случаться — это абсолютная норма. Однако, ненормальным может быть их количество. Если повар или, хуже того, вся команда регулярно портят продукт, ситуацию надо решать. В идеальном мире мы бы сказали, что обучение — наше всё, но в реальности возможно придётся с сотрудником расстаться. Компромиссный вариант — перевод на другую должность внутри ресторана. Может быть, стейки человеку жарить никак не удаётся, зато со сборкой салатов и другими задачами холодного цеха он будет справляться на ура.

Помните, что погрешность всегда может быть, однако важно постоянно понимать, движение продукта, если не с точностью до грамма, то с близкой к этому. Таким образом вы сможете понять, где его можно использовать или терять меньше, а значит уменьшите расходы бизнеса. К слову, это же относится к любым движениям продукта, не только к списаниям — даже к переводу продуктов с одного склада в другой.

6. Адаптация изменений в процессах

Технически это не является частью складского аудита, однако, это возможно самый важный этап всего процесса. Всё, что вы делаете во время непосредственно аудита, направлено на улучшение работы ресторана, на увеличение её эффективности. Поэтому особенно важно поменять то, как работает ресторан, чтобы устранить все возможные доработки.

Выделите точки роста — аспекты работы ресторана, которые вы можете улучшить. Распределите их по приоритетности. На это может влиять как влияние на расходы или прибыль, так и возможность ввести изменения и скорость их введения. Если вы сможете сделать что-то только через год, задвиньте это в ящик и начинайте влиять на проект прямо сейчас. Если вы не можете осуществить необходимое прямо сейчас, внесите это в план, чтобы в нужное время на все работы хватило средств. Долгосрочное планирование позволит вам избежать лишней суматохи, которая зачастую приводит не самым приятным последствиям.

Проводить складской аудит следует регулярно, какого уровня заведение у вас не было. Само собой, чем оно больше, тем больше объём работы, однако это открывает и больше пространства для увеличения эффективности работы. Это не самая весёлая или интересная часть работы ресторана, но крайне важная. А чтобы это было делать удобно, подключайтесь к системе автоматизации от Restik. Детальнее узнать о возможностях работы системы со складом можно в специальном гайде.